Ako vybrať tlačiareň do kancelárie s veľkým objemom tlače
Je tlač a skenovanie dokumentov každodennou súčasťou vašej práce? Potom je výber vhodnej tlačiarne veľmi dôležitý. Zlá voľba môže firmu pripraviť nielen o drahocenný čas, ale aj o peniaze.
Ukážeme vám päť vlastností, ktoré by tlačiareň do firmy mala mať. Pre zjednodušenie budeme brať do úvahy iba čiernobiele tlačiarne.
1. Tlačiareň zvládne váš mesačný objem tlače
Aj keď sa to môže zdať ako samozrejmosť, do firmy je dôležité vybrať tlačiareň, ktorá je na váš mesačný objem tlače stavaná. Vyhnite sa preto výberu tlačiarne podľa ceny. Lacné tlačiarne sú určené skôr do domácej kancelárie pre tlač len niekoľkých stránok denne.
Ako zistiť, koľko stránok vytlačíte?
Mesačný objem tlače si ľahko overíte napríklad podľa množstva spotrebovaného papiera. Pokiaľ za mesiac spotrebujete na obojstrannú tlač 1 krabicu kancelárskeho papiera (2500 listov), vytlačíte za mesiac približne 5000 strán.
Ešte presnejšia je orientácia podľa počtu vymenených tonerov a ich kapacity, najmä u čiernobielych tlačiarní, ktoré používajú iba jeden toner. Tlačiareň totiž berie do úvahy aj pokrytie tlačených stránok a to, koľko stránok bolo vytlačených obojstranne.
Maximálne verzus odporučené mesačné zaťaženie
V špecifikáciách tlačiarne nájdete maximálne pracovné zaťaženie. Udáva maximálny počet stránok, ktoré tlačiareň zvládne vytlačiť za mesiac. Tomuto najvyššiemu možnému zaťaženiu však nie je vhodné vystavovať tlačiareň opakovane, inak spôsobí jej predčasné opotrebenie (a zbytočné servisné náklady).
Pri výbere tlačiarne radšej sledujte odporúčaný mesačný objem tlače, ktorý by mal korešpondovať s tým, koľko stránok za mesiac vytlačíte.
Ako sa líši odporúčané mesačné zaťaženie u konkrétnych tlačiarní?
U lacnejších tlačiarní, napríklad Brother DCP-L2512D, je odporučené mesačné zaťaženie okolo 2 000 stránok. Multifunkčná tlačiareň strednej triedy Canon MF443dw v cene okolo 300 eur má odporúčané mesačné zaťaženie 4 000 stránok. Veľké kancelárske kopírky potom zvládnu bez problémov vytlačiť 20 000 strán.
2. Dostatočná rýchlosť tlače
Používa tlačiareň viac ľudí naraz? Potrebujete tlačiť viacstránkové dokumenty alebo viacero dokumentov za sebou? Potom určite oceníte vyššiu rýchlosť tlačiarne, ktorá všetko vybaví bez zbytočného čakania.
Rozdiely v rýchlosti tlače vyniknú, ak sa na ne pozrieme po dlhšom období. Tlačiareň s rýchlosťou tlače 38 strán za minútu nám za 4 roky pri záťaži 5 000 strán mesačne ušetrí 117 hodín času. To je v prepočte viac ako 14 osemhodinových pracovných smien.
Prvá stránka je dôležitá
Všímajte si ale aj rýchlosť vytlačenia prvej strany. Toto číslo uvádza, ako rýchlo po odoslaní dokumentu z počítača vyjde z tlačiarne prvá stránka. Pretože čakať zbytočne dlho sa nikomu nechce, je rýchlosť prvej stránky presne ten parameter, ktorý rozhodne o tom, či budú vaši kolegovia považovať tlačiareň za rýchlu alebo pomalú.
Nové tlačiarne sa v tomto parametri príliš nelíšia. Aj tak môžeme lepším výberom ušetriť za 4 roky napríklad aj 40 hodín zbytočného čakania. Zároveň platí, že čím menej strán vaše dokumenty majú, tým väčší tento rozdiel bude.
V prípade multifunkčných tlačiarní rozhodne sledujte tiež rýchlosť skenovania (a z toho vyplývajúcu rýchlosť kopírovania).
Wifi pripojenie, môže spomaľovať
V súvislosti s rýchlosťou vytlačenia prvej stránky odporúčame káblové pripojenie do siete. Bezdrôtové pripojenie môže výtlačok prvej stránky spomaliť.
3. Obojstranná tlač, kopírovanie a skenovanie
Zabudnite na obracanie a šetrite papier
Obojstranná tlač (duplexná tlač, skrátene tiež duplex) je dnes už u kancelárskych tlačiarní a multifunkčných zariadení v cenových hladinách od 110 eur takmer samozrejmosťou. Zbaví vás otravného obracania stránok, na ktoré ste boli zvyknutí v minulosti alebo u lacnejších tlačiarní.
Overte si teda, že tlačiareň automatickú obojstrannú tlač skutočne umožňuje. U menších tlačiarní strednej triedy je táto funkcia zvyčajne zrejmá už z názvu modela tlačiarne - mal by obsahovať písmenko "d". Väčšie kancelárske kopírky potom písmenko "d" v názve nemajú, obojstrannú tlač však väčšinou umožňujú.
Automatické podávanie dokumentov
O automatické podávanie skenovaných dokumentov sa v multifunkčných tlačiarňach stará automatický podávač dokumentov. Vo špecifikáciách ho spoznáte podľa skratky ADF (z anglického Automatic Document Feeder). Okrem podávania dokumentov umožňuje skenovať alebo kopírovať viac strán naraz.
Lenže pozor. Podávač môže byť aj jednostranný, bez možnosti stránky automaticky otáčať. Preto sa radšej na túto vlastnosť tlačiarne vždy spýtajte. Niekedy býva obojstranný automatický podávač označovaný ako DADF (Duplex Automatic Document Feeder).
Dve strany jednou ranou
Skvelou vychytávkou je tzv. Jednoprechodový automatický obojstranný sken. Ako už z názvu vyplýva, tlačiarne s touto funkciou dokážu skenovať obe strany listu naraz, čím zdvojnásobia rýchlosť skenovania. Oproti štandardným obojstranným skenerom, ktoré papier fyzicky obracajú, sa tiež znižuje riziko zaseknutia papiera.
4. Nízke náklady na tlač
Čím viac je tlačiareň využívaná, tým viac sa náklady na tlač prejavia na vašej peňaženke. Znie to logicky, ale nie vždy sa podľa toho rozhodujeme.
Pri výbere tlačiarne pre intenzívne využitie odporúčame vyhnúť sa lacným strojom z najnižších tried. Zjednodušene povedané - rovno vynechajte tlačiarne v cene do 150 € a multifunkčné zariadenia do 250 €.
Prečo sa neoplatí na nákupe tlačiarne šetriť
Okrem vyšších nákladov na tlač je nevýhodou lacných tlačiarní aj nižšia kapacita tonerov, ktoré budete musieť často dokupovať a meniť. To sú pre vás alebo vašich zamestnancov ďalšie zbytočné starosti navyše.
U lacnejších tlačiarní je navyše tiež potrebné z dôvodu ich nižšej životnosti počítať aj s nákladmi na ich častejšiu výmenu.
5 350 € za 4 roky
Pozrite sa na porovnanie celkových nákladov na vlastníctvo (TCO - Total Cost of Ownership) u lacných a drahších tlačiarní pri tlači 1 000 strán mesačne a 5 000 strán mesačne. V grafe sme zohľadnili všetky aspekty vrátane cien náhradných dielov a nutnosti výmeny lacnejších zariadení po dosiahnutí ich životnosti. Pre zjednodušenie sme u všetkých tlačiarní počítali s používaním originálnych tonerov.
Zatiaľ čo pri občasnej tlači (okolo 1 000 strán mesačne) sa oplatí zaobstarať skôr lacnejšiu tlačiareň, pri intenzívnom využívaní je situácia odlišná. Čím viac tlačíte, tým z pohľadu celkových nákladov na tlač dáva väčší zmysel nákup drahšej tlačiarne.
5. Dostatočná kapacita zásobníkov papiera
Pri intenzívnom využití môže aj taká drobnosť ako doplňovanie papiera liezť časom na nervy. Preto tlačiarne strednej a vyššej triedy disponujú zásobníkom, ktorý pojme minimálne 250 listov papiera A4. Tlačiarne vyšších tried pojmú potom 500 listov a viac s prípadným rozšírením až na niekoľko tisíc listov.
Zhrnutie
Výber správnej tlačiarne pre intenzívne firemné využitie by sa mal riadiť úplne opačnými pravidlami než výber tlačiarne pre občasnú tlač.
Zatiaľ čo v domácnosti a malej firme vás tlačiarne z nižšej triedy príliš neobmedzia, vo firme s viacerými užívateľmi môžu spôsobiť prestoje a zbytočne zvyšovať náklady na tlač.
Odporúčame teda neriadiť sa primárne cenou, ale sústrediť sa najmä na to, koľko času, nákladov a starostí vám tlačiareň v priebehu jej životnosti ušetrí.
Získajte fotosprievodcu zdarma:
